Fișa de post este un document fundamental pentru orice organizație, inclusiv în sectorul non-profit, deoarece clarifică așteptările, responsabilitățile, relațiile ierarhice și cadrul legal al colaborării. În organizațiile non-profit, unde resursele sunt adesea limitate, iar rolurile pot fi flexibile sau suprapuse, o fișă de post bine structurată este esențială pentru eficiență, transparență și motivarea echipei.

1. Informații generale despre post

• Denumirea postului: Specifică clar, conform nomenclatorului COR sau adaptată specificului organizației.
• Departament / Proiect: Indică unde se încadrează postul în structura organizației (ex: fundraising, comunicare, programe sociale).
• Locul desfășurării activității: Sediu, teren, remote, puncte de lucru, etc.
• Tipul postului: Angajat, colaborator, voluntar, part-time/full-time, stagiar etc.

2. Scopul postului

• Descriere succintă: Explică de ce există acest post și cum contribuie la misiunea și obiectivele organizației.
• Impactul postului: Cum ajută la realizarea proiectelor, la dezvoltarea comunității sau la atingerea scopurilor sociale.

3. Relații ierarhice și funcționale

• Supervizor direct: Cui îi raportează titularul postului.
• Subordonați (dacă există): Ce alte roluri coordonează sau supervizează.
• Colaborări interne: Cu ce alte departamente sau membri ai echipei interacționează frecvent.
• Colaborări externe: Relații cu parteneri, beneficiari, autorități, sponsori, voluntari externi etc.

4. Responsabilități și sarcini detaliate

• Atribuții principale: Enumerarea clară și detaliată a tuturor activităților recurente (ex: redactare rapoarte, gestionare baze de date, organizare evenimente, consiliere beneficiari).
• Sarcini secundare: Activități ocazionale sau de suport (ex: participare la târguri, promovare online, sprijin logistic).
• Obligații legale și etice: Respectarea politicilor interne, a legislației muncii, a normelor GDPR, a codului etic al organizației etc.
• Indicatori de performanță: Cum se evaluează succesul pe post (ex: număr proiecte implementate, feedback beneficiari, fonduri atrase, rapoarte predate la timp).

5. Cerințe pentru ocuparea postului

• Studii: Nivelul minim necesar (liceu, facultate, master, cursuri de specialitate).
• Experiență: Număr de ani sau tip de experiență relevantă (ex: experiență în lucrul cu grupuri vulnerabile, fundraising, management de proiect).
• Competențe tehnice: Operare PC, utilizare platforme digitale, limbi străine, abilități de redactare sau analiză.
• Competențe soft: Comunicare, empatie, lucru în echipă, adaptabilitate, gestionarea conflictelor, organizare.
• Alte cerințe: Disponibilitate pentru deplasări, flexibilitate de program, permis de conducere, abilități de prezentare publică.

6. Condiții de muncă

• Program de lucru: Ore, flexibilitate, eventuale ore suplimentare sau weekenduri.
• Echipamente și resurse: Laptop, telefon, acces la platforme digitale, spațiu de lucru.
• Condiții speciale: Expunere la situații dificile, lucru cu persoane vulnerabile, participare la activități pe teren.

7. Drepturi, beneficii și oportunități

• Salariu / Compensații: Dacă e cazul, nivel salarial, bonificații, decontări.
• Beneficii non-financiare: Traininguri, participare la conferințe, mentorat, dezvoltare profesională, zile libere suplimentare.
• Oportunități de avansare: Posibilitatea de promovare sau de implicare în proiecte noi.
• Recunoaștere: Diplome, recomandări, menționarea în rapoarte publice.

8. Evaluarea performanței

• Criterii de evaluare: Clar stabilite, adaptate specificului postului și sectorului non-profit (ex: impact social, eficiență, inovație).
• Frecvența evaluărilor: Lunar, trimestrial, anual sau la finalul proiectelor.
• Metode de evaluare: Autoevaluare, feedback 360°, evaluare de către coordonator, feedback de la beneficiari.

9. Politici de confidențialitate și protecția datelor

• Obligații privind datele personale: Respectarea GDPR, confidențialitate față de datele beneficiarilor, partenerilor și donatorilor.
• Politici interne: Proceduri privind gestionarea documentelor, comunicarea externă, utilizarea echipamentelor.

10. Clauze finale

• Data întocmirii și revizuirii: Pentru trasabilitate și actualizare periodică.
• Semnături: Titular post, coordonator direct, reprezentant legal.
• Anexe: Alte documente relevante (cod etic, regulament intern, proceduri de lucru).

Recomandări suplimentare

• Personalizare: Fiecare fișă de post trebuie adaptată specificului organizației și proiectelor derulate.
• Transparență: Fișa de post trebuie prezentată și explicată clar la angajare sau la începutul colaborării.
• Actualizare periodică: Rolurile din sectorul non-profit pot evolua rapid; fișa de post trebuie revizuită ori de câte ori apar schimbări semnificative.

O fișă de post detaliată în sectorul non-profit nu doar clarifică așteptările, ci contribuie la profesionalizarea echipei, la creșterea motivației și la atingerea obiectivelor sociale ale organizației.

Modele de Fise de post:

Iată câteva modele de fișe de post folosite în ONG-uri, atât pentru angajați, cât și pentru voluntari, inspirate din sursele relevante și adaptate sectorului non-profit:

Model 1: Fișa de post pentru Voluntar ONG

Denumirea postului: Voluntar
Departament: Programe/Proiecte
Scopul postului: Sprijinirea organizației în implementarea activităților și proiectelor sociale, educaționale sau de mediu.

Responsabilități principale:

• Participarea activă la acțiunile organizației (ex: evenimente, campanii, ateliere).
• Susținerea logistică și organizatorică la proiecte.
• Promovarea valorilor și misiunii ONG-ului în comunitate.
• Respectarea regulamentului intern și a normelor de confidențialitate.
• Colaborarea cu ceilalți membri ai echipei și cu beneficiarii.

Cunoștințe și abilități necesare:

• Abilități de comunicare și lucru în echipă.
• Responsabilitate, punctualitate, empatie.
• Creativitate și inițiativă.
• Disponibilitate pentru activități pe teren și la sediu (procentual, dacă este cazul).

Condiții de lucru:

• Program flexibil, stabilit de comun acord.
• Activitate desfășurată la sediu, pe teren sau online.
• Acces la resursele necesare activității (echipamente, materiale, traininguri).

Subordonare: Coordonator voluntari/Manager proiect
Data întocmirii: …………………
Semnături: Voluntar / Reprezentant ONG

Model 2: Fișa de post pentru Lucrător Social ONG

Denumirea postului: Lucrător Social
Departament: Servicii sociale
Scopul postului: Sprijinirea beneficiarilor în accesarea serviciilor sociale și integrarea în comunitate.

Responsabilități principale:

• Evaluarea nevoilor beneficiarilor și elaborarea planurilor de intervenție5.
• Consilierea și asistarea beneficiarilor în relația cu instituțiile.
• Organizarea și desfășurarea de activități educative sau de sprijin.
• Redactarea rapoartelor de activitate și a documentației specifice.
• Participarea la ședințe de echipă și traininguri.

Cerințe:

• Studii în domeniul asistenței sociale sau similar.
• Experiență în lucrul cu grupuri vulnerabile (avantaj).
• Abilități de comunicare, empatie, organizare.

Condiții de lucru:

• Program de lucru: 8h/zi sau part-time, după caz.
• Activitate la sediu și pe teren.
• Acces la resursele organizației și la formare profesională.

Subordonare: Coordonator servicii sociale
Data întocmirii: …………………
Semnături: Angajat / Reprezentant ONG

Model 3: Fișa de post pentru Președinte/Director ONG

Denumirea postului: Președinte/Director Executiv
Departament: Conducere
Scopul postului: Coordonarea strategică și operațională a organizației.

Responsabilități principale:

• Reprezentarea ONG-ului în relația cu partenerii, autoritățile și publicul6.
• Coordonarea echipei și supervizarea activităților.
• Elaborarea și implementarea strategiei organizației.
• Gestionarea resurselor financiare și umane.
• Întocmirea rapoartelor către Consiliul Director și donatori.

Cerințe:

• Studii superioare, preferabil în domeniul managementului sau social.
• Experiență în coordonarea echipelor și proiectelor.
• Abilități de leadership, comunicare, negociere.

Condiții de lucru:

• Program de lucru flexibil, în funcție de necesitățile organizației.
• Activitate la sediu, pe teren și online.
• Acces la resurse și formare continuă.

Subordonare: Consiliul Director
Data întocmirii: …………………
Semnături: Președinte / Reprezentant Consiliu Director