Google Sheets și Airtable sunt două dintre cele mai accesibile și flexibile instrumente pentru monitorizarea indicatorilor de performanță (KPI) în cadrul ONG-urilor. Ambele permit colectarea, organizarea, vizualizarea și analiza datelor, cu posibilități de automatizare și colaborare în timp real.

Google Sheets

1. Structurarea datelor și indicatorilor

• Creezi un tabel cu rânduri pentru fiecare activitate, proiect sau beneficiar și coloane pentru fiecare indicator urmărit (ex: număr de beneficiari, status activitate, progres procentual, costuri, etc.)
• Poți adăuga foi suplimentare pentru fiecare proiect sau departament.

2. Calcul automat și vizualizare

• Folosești formule (SUM, AVERAGE, COUNTIF, IF, etc.) pentru a calcula automat totaluri, medii, rate de progres sau alte valori relevante
• Poți crea grafice (bare, linii, pie chart) direct din datele introduse, pentru a vizualiza evoluția indicatorilor pe dashboard-uri ușor de interpretat
• Poți utiliza instrumente de filtrare și sortare pentru a analiza subseturi de date sau pentru a evidenția activitățile cu probleme.

3. Automatizare și integrare

• Google Sheets permite integrarea cu Google Forms pentru colectarea automată a datelor din teren sau de la beneficiari
• Poți folosi Google App Script pentru automatizări (ex: trimitere automată de emailuri la atingerea unui prag, generare rapoarte periodice)
• Datele pot fi partajate cu toți membrii echipei, care pot lucra simultan pe același fișier.

Exemplu de structură simplă:

Airtable

1. Organizare vizuală și flexibilă

Airtable funcționează ca un „Excel pe steroizi”, permițând structurarea datelor pe tabele (bases), cu câmpuri personalizabile (text, număr, procent, atașamente, selectare multiplă etc.)

Poți crea vizualizări diferite: tabel, kanban, calendar, galerii sau chiar dashboard-uri cu indicatori

2. Monitorizare progres cu bare vizuale

Poți seta câmpuri de tip procent și activa „progress bar” pentru a vedea vizual cât la sută dintr-un indicator a fost atins

Poți folosi formule și câmpuri derivate (rollup, lookup) pentru a calcula automat progresul pe baza datelor introduse

3. Automatizări și colaborare

Airtable permite automatizări (ex: notificări automate când un indicator scade sub o anumită valoare, actualizări automate între tabele)

Poți adăuga membri ai echipei cu roluri diferite și poți partaja vizualizări publice sau private.

Exemplu de structură în Airtable:

Google Sheets este ideal pentru ONG-uri care au nevoie de o soluție rapidă, gratuită și ușor de folosit, cu posibilități avansate de calcul și integrare cu alte produse Google

Airtable oferă o experiență vizuală superioară, automatizări avansate și opțiuni multiple de vizualizare, fiind potrivit pentru echipe care doresc să gestioneze proiecte complexe și să urmărească progresul în mod interactiv

Ambele soluții pot fi adaptate rapid la orice tip de indicatori sau procese de monitorizare, fără a necesita cunoștințe avansate de programare.

Avantajele vizualizării datelor în Google Sheets versus Airtable

Atât Google Sheets, cât și Airtable sunt instrumente populare pentru gestionarea și vizualizarea datelor, însă fiecare oferă avantaje distincte în funcție de nevoile ONG-urilor sau ale echipelor care le folosesc.

Google Sheets – Avantaje în vizualizarea datelor

• Interfață familiară și simplă
  Google Sheets oferă o interfață clasică de tip foaie de calcul, cunoscută de majoritatea utilizatorilor, ceea ce reduce curba de învățare și facilitează adoptarea rapidă
• Puternic în calcule și analize complexe
  Permite utilizarea unor formule avansate, funcții statistice, pivot tables și personalizarea completă a calculelor, ceea ce îl face ideal pentru analize detaliate și vizualizări personalizate
• Grafice și diagrame personalizabile
  Oferă o gamă largă de opțiuni pentru crearea de grafice și diagrame, utile pentru raportări vizuale clare și interpretarea ușoară a indicatorilor
• Colaborare în timp real
  Permite colaborarea simultană a mai multor utilizatori pe același document, cu actualizări instantanee, comentarii și istoricul modificărilor
• Integrare nativă cu Google Forms
  Datele colectate prin Google Forms se pot importa automat în Sheets, facilitând vizualizarea și analiza datelor colectate direct

Airtable – Avantaje în vizualizarea datelor

• Vizualizări multiple și flexibile
  Airtable oferă nu doar vizualizarea tabelară, ci și opțiuni precum Kanban, calendar, galerie, timeline și Gantt, care permit o perspectivă mai dinamică și adaptată tipului de proiect sau indicator urmărit
• Structură de tip bază de date relațională
  Permite legarea între tabele diferite (linkuri între înregistrări), ceea ce facilitează vizualizarea relațiilor complexe între date, imposibil de realizat în Google Sheets fără scripturi avansate
• Tipuri de câmpuri variate
  Pe lângă text și numere, Airtable suportă atașamente, butoane, coduri de bare, checkbox-uri, utilizatori, ceea ce îmbogățește modul de prezentare și interacțiune cu datele
• Automatizări și acțiuni integrate
  Poți seta automatizări care modifică datele sau trimit notificări în funcție de schimbări, facilitând monitorizarea activă a indicatorilor fără intervenție manuală constantă
• Interfață modernă și intuitivă pentru gestionarea datelor
  Deși are o curbă de învățare mai mare, oferă o experiență vizuală mai plăcută și mai adaptată nevoilor de project management și urmărire a progresului

Comparativ sumar

Concluzie

Alege Google Sheets dacă ai nevoie de o soluție rapidă, simplă, pentru calcule complexe și vizualizări clasice, cu o interfață familiară și colaborare facilă.

Optează pentru Airtable dacă gestionezi seturi de date complexe, ai nevoie de vizualizări multiple și relaționări între date, precum și de automatizări integrate care să sprijine monitorizarea activă a indicatorilor.

Astfel, Google Sheets este mai potrivit pentru analiza numerică și raportarea tradițională, iar Airtable pentru gestionarea proiectelor și vizualizarea dinamică a progresului și relațiilor între date1456.