Voluntariatul este o componentă esențială a activității organizațiilor nonguvernamentale (ONG-uri), contribuind la realizarea misiunii acestora și la impactul social pozitiv în comunitate. În România, ONG-urile beneficiază de sprijinul voluntarilor în diverse domenii, de la educație și sănătate până la protecția mediului și servicii sociale. Totuși, o întrebare frecventă în rândul managerilor și coordonatorilor de ONG-uri este dacă există obligația legală de a ține evidența orelor prestate de voluntari și cum trebuie gestionată această evidență.

Acest articol oferă o analiză detaliată a cadrului legal, contabil și managerial privind evidența orelor voluntarilor în ONG-uri, precum și recomandări practice pentru o gestionare corectă și conformă cu legislația în vigoare în 2025.

1. Voluntariatul în ONG-uri – context și importanță

Voluntariatul reprezintă activitatea prin care o persoană oferă în mod liber și gratuit timp, energie și competențe pentru susținerea unei cauze sau a unei organizații. Pentru ONG-uri, voluntarii sunt o resursă valoroasă, ajutând la extinderea capacității de intervenție și la creșterea vizibilității.

În România, voluntariatul este reglementat prin Legea nr. 78/2014 privind activitatea de voluntariat, care stabilește cadrul legal pentru desfășurarea acestei activități, drepturile și obligațiile voluntarilor și ale organizațiilor gazdă.

2. Obligația legală privind evidența orelor voluntarilor

Legea nr. 78/2014 prevede că organizațiile care beneficiază de voluntariat trebuie să țină o evidență clară a activităților prestate de voluntari, inclusiv a orelor lucrate. Această evidență are mai multe scopuri:

• Transparența activității: ONG-ul poate demonstra modul în care utilizează resursele umane gratuite.
• Gestionarea resurselor umane: monitorizarea implicării voluntarilor și planificarea activităților.
• Rapoarte către finanțatori și autorități: multe programe de finanțare solicită dovezi privind implicarea voluntarilor.
• Protecția voluntarilor: evidența ajută la asigurarea condițiilor de muncă și la respectarea drepturilor acestora.

Conform articolului 7 din Legea nr. 78/2014, ONG-urile trebuie să încheie cu voluntarii un acord scris care să cuprindă obiectul activității, durata și programul de voluntariat, iar evidența orelor este parte integrantă a acestui acord.

3. Evidența orelor voluntarilor în contabilitate și raportare

Deși voluntariatul este o activitate gratuită, evidența orelor este importantă și din punct de vedere contabil și financiar. ONG-urile trebuie să respecte reglementările contabile specifice persoanelor juridice fără scop patrimonial, conform Ordinului Ministrului Finanțelor Publice nr. 3103/2017.

Începând cu 2025, ONG-urile au obligația să includă în situațiile financiare anuale și o Declarație privind situația de trezorerie (Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 255/2025), care reflectă modul de utilizare a fondurilor primite din sponsorizări, subvenții și alte surse. Evidența orelor voluntarilor poate fi un element important în justificarea cheltuielilor indirecte sau a valorii muncii voluntare.

Mai mult, în contabilitate, ONG-urile pot înregistra cheltuieli legate de activitatea voluntarilor, cum ar fi decontarea transportului, hranei sau cazării, iar pentru acestea este necesară o evidență clară a orelor și activităților prestate.

4. Beneficiile unei evidențe riguroase a orelor voluntarilor

Pe lângă obligațiile legale, ținerea unei evidențe clare a orelor voluntarilor aduce multiple avantaje organizației:

• Management eficient al voluntarilor: permite monitorizarea implicării, recunoașterea meritelor și identificarea nevoilor de formare.
• Raportare transparentă către finanțatori și parteneri: dovada implicării voluntarilor poate fi un criteriu important în evaluarea proiectelor.
• Măsurarea impactului social: numărul de ore voluntare reflectă gradul de implicare și poate fi folosit în evaluarea rezultatelor.
• Motivarea voluntarilor: recunoașterea oficială a orelor prestate (ex. certificate de voluntariat) crește satisfacția și fidelizarea acestora.

5. Modalități practice de ținere a evidenței orelor voluntarilor

Există diverse metode prin care ONG-urile pot ține evidența orelor prestate de voluntari, în funcție de resurse și specificul activității:

• Registru fizic sau electronic: un caiet sau un fișier Excel în care voluntarii semnează la începutul și finalul activității.
• Platforme și aplicații specializate: există soluții software dedicate managementului voluntarilor, care permit înregistrarea orelor, a activităților și comunicarea facilă.
• Fișe individuale de voluntariat: documente semnate lunar sau trimestrial, care atestă orele și activitățile desfășurate.
• Raportări periodice: voluntarii pot completa rapoarte de activitate care includ și timpul alocat.

Este recomandat ca evidența să fie actualizată regulat și să fie accesibilă pentru verificări interne sau externe.

6. Aspecte legale suplimentare privind voluntariatul

• Acordul de voluntariat: conform legii, trebuie să existe un document scris care să stabilească drepturile și obligațiile părților, inclusiv programul și durata activității.
• Asigurarea voluntarilor: ONG-ul este responsabil să asigure condiții de muncă sigure și poate încheia asigurări pentru accidente sau răspundere civilă.
• Respectarea GDPR: datele personale ale voluntarilor, inclusiv evidența orelor, trebuie protejate conform Regulamentului general privind protecția datelor.
• Raportarea către autorități: în anumite programe finanțate, evidența orelor este obligatorie pentru justificarea granturilor.

7. Concluzii

Da, ONG-urile trebuie să țină evidența orelor voluntarilor, atât pentru respectarea obligațiilor legale prevăzute în Legea nr. 78/2014 privind activitatea de voluntariat, cât și pentru a asigura o gestionare eficientă și transparentă a resurselor umane. Evidența orelor este un instrument esențial pentru monitorizarea activității voluntarilor, pentru raportarea către finanțatori și autorități, dar și pentru motivarea și recunoașterea contribuției acestora.

În 2025, odată cu noile reglementări privind raportarea financiară și declararea situației de trezorerie, o evidență corectă și detaliată devine și mai importantă pentru justificarea fondurilor și pentru transparența activității ONG-urilor.

Bibliografie

Patronatofa.eu, „Raportarea financiară în 2025 pentru ONG-uri: Un nou document, o singură recipisă, mai multă claritate”, 25 aprilie 2025.

ANAF, „Reglementări fiscale privind persoanele juridice fără scop patrimonial”, Ordin ANAF 3386/2016.

StartONG.ro, „Regulament Start ONG 2025”, 2025.

PortalContabilitate.ro, „13498 întrebări și răspunsuri despre ONG din 2024 și 2025 conform legislației”, 2 martie 2025.

UrgentConsult.ro, „Contabilitate ONG, fundații și asociații nonprofit”, 25 februarie 2025.

European Court of Auditors, „Transparența finanțării acordate de UE ONG-urilor”, raport 2025.

PortalCodulFiscal.ro, „Activitate de voluntariat în cadrul unui ONG: înregistrări contabile și implicații fiscale pentru cheltuieli de transport, cazare și hrană decontate voluntarilor”, 2025.

Legea nr. 78/2014 privind activitatea de voluntariat, Monitorul Oficial al României.

Acest ghid oferă o imagine clară și actualizată asupra obligației ONG-urilor de a ține evidența orelor voluntarilor, subliniind importanța acestei practici pentru conformitate legală, management eficient și transparență financiară.